Datenschutzerklärung

Fassung 2026-07-30 · zuletzt aktualisiert: 30. Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist HYWOS, Von-Stauffenberg-Straße 66, 19061 Schwerin, Deutschland — E-Mail support@hywos.com, Telefon +49 157 83462052.

2. Website, Anwendung und Ihr Plan — der entscheidende Punkt

Es sind zwei getrennte Dinge. Diese Website und das Kontosystem verwalten Ihr Konto, Ihren Plan und die Abrechnung. Die HYWOS-Desktop-Anwendung läuft auf Ihrem eigenen Computer: Dort werden Ihre Dokumente und Projekte verarbeitet, und auch das KI-Modell läuft lokal — Ihre Dokumente werden in keinem Plan hochgeladen, und wir geben weder sie noch Ihre Eingaben jemals an einen externen KI-Dienst weiter. Was sich zwischen den Plänen unterscheidet, ist allein die Frage, ob die Anwendung überhaupt etwas an uns zurückmeldet. In jedem kostenpflichtigen Plan tut sie das nicht: keine Nutzungsdaten, kein Chatverlauf, nichts — die Software ist zwischen den Lizenzprüfungen vollständig offline nutzbar. Im Free-Plan tut sie es: Ihr Chatverlauf und Ihre Aktivitäten in der Software werden an uns übermittelt und gespeichert, wie in Abschnitt 3 beschrieben. Damit der wichtigste Punkt unmissverständlich ist: Im Free-Plan wird der Text Ihrer Eingaben und der Antworten des Assistenten auf unseren Servern gespeichert, und er kann Auszüge enthalten, die Sie oder der Assistent aus Ihren Dokumenten zitiert haben.

3. Was wir erheben

• Kontodaten — bei der Registrierung: Ihr Name (oder Unternehmen), E-Mail, Telefon, Land sowie optional Ihr Firmenname und Ihr Fachbereich — dazu Datum und Fassung der von Ihnen akzeptierten Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und des AVV.
• Nutzungsdaten — nur im Free-Plan — welche Funktionen Sie wann nutzen, Ihr Chatverlauf (der vollständige Text Ihrer Eingaben und der Antworten des Assistenten, der aus Ihren Dokumenten zitierte Auszüge enthalten kann), die in der Software ausgeführten Aktionen (z. B. Importe, erzeugte Dokumente, Suchen), die von Ihnen besuchten Seiten dieser Website sowie technische Ereignis- und Fehlerdaten. Diese Daten werden an unsere Server in der EU übertragen und dort höchstens 12 Monate gespeichert. Ihre Dokumente selbst werden niemals hochgeladen. In jedem kostenpflichtigen Plan wird davon nichts erhoben.
• Anfragedaten — wenn Sie das Kontakt-, Demo-Anfrage- oder „Individueller Plan"-Formular nutzen: die von Ihnen übermittelten Angaben und Ihre Nachricht.
• Lizenz- & Gerätedaten — wenn Sie die App auf einem Computer aktivieren: ein Gerätefingerabdruck, die Adresse des Netzwerkadapters (MAC), der Computername, die Plattform (z. B. Windows) und deren Version, Prozessor, Grafikkarte und Arbeitsspeichergröße, die verwendete HYWOS-Version und ein Zeitstempel der letzten Aktivität. Damit wird die Ein-Rechner-Lizenz durchgesetzt und die App bestätigt, dass Ihr Plan aktiv ist.
• Zahlungsdaten — verarbeitet von unserem Zahlungsdienstleister (Stripe). Wir erhalten Bestätigungs- und Rechnungsdaten (z. B. Plan, Betrag, Status), speichern jedoch nicht Ihre vollständigen Kartendaten.
• Essenzielle Cookies — siehe Abschnitt 8.
• Server-Protokolle — unser Hosting-Anbieter verarbeitet übliche technische Daten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, angeforderte Ressource), um die Seite auszuliefern und abzusichern.

4. Warum wir sie verarbeiten (Rechtsgrundlage)

• Zur Bereitstellung Ihres Kontos, Ihrer Lizenz und der Geräteaktivierung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Zur Bereitstellung des Free-Plans selbst — Speicherung Ihres Chatverlaufs und Ihrer Aktivitätsaufzeichnungen, damit sie in Ihrem Konto verfügbar sind — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Enthalten diese gespeicherten Inhalte personenbezogene Daten Dritter und nutzen Sie HYWOS beruflich oder geschäftlich, verarbeiten wir sie als Ihr Auftragsverarbeiter nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
• Um den Dienst funktionsfähig, sicher und frei von Missbrauch zu halten und HYWOS zu verbessern — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Hier sind wir Verantwortlicher und nicht Auftragsverarbeiter: Wir haben die Interessenabwägung dokumentiert und verwenden zur Verbesserung aggregierte oder anonymisierte Daten. Wir nutzen Ihre Daten nicht, um KI-Modelle zu trainieren oder nachzutrainieren. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen.
• Zur Beantwortung von Anfragen — Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO.
• Zur Zahlungsabwicklung und Erfüllung von Buchhaltungs-/Steuerpflichten — Art. 6 Abs. 1 lit. b/c DSGVO.
• Essenzielle Cookies und sicherer Betrieb der Seite — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, sicheren Dienst).

5. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir geben Daten nur an Anbieter weiter, die sie in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeiten:

• Stripe — Zahlungsabwicklung und Abo-Abrechnung.
• Railway — Hosting der Website, des Konto-Backends und der Datenbank in einem Rechenzentrum in der EU.
• Google Analytics — optionale Website-Analyse, die nur nach Ihrer Einwilligung geladen wird.
• Microsoft Clarity — optionale Sitzungsanalyse, die nur nach Ihrer Einwilligung geladen wird.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung. Google Analytics und Microsoft Clarity werden nur nach Ihrer Einwilligung geladen. Die in Abschnitt 3 beschriebenen Nutzungsdaten des Free-Plans sind davon getrennte Kontodaten und kein websiteübergreifendes Tracking.

6. Internationale Übermittlungen

Ihre Daten werden überwiegend auf Servern in der EU gespeichert. Stripe, Railway, Google und Microsoft sind in den USA niedergelassen oder können von dort Zugriff ermöglichen. Soweit eine internationale Übermittlung stattfindet, wird sie durch anerkannte Mechanismen wie die EU-Standardvertragsklauseln und geeignete ergänzende Maßnahmen abgesichert.

7. Speicherdauer

Wir speichern Konto-, Lizenz- und Anfragedaten, solange Ihr Konto besteht. Nutzungsdaten aus dem Free-Plan einschließlich des Chatverlaufs speichern wir höchstens 12 Monate. Wechseln Sie in einen kostenpflichtigen Plan, endet die Erhebung sofort; die bereits gespeicherten Daten bewahren wir weitere 30 Tage auf, damit Sie ihre Herausgabe noch verlangen können, und löschen sie anschließend. Eine frühere Löschung können Sie jederzeit verlangen, und auch mit der Schließung Ihres Kontos werden sie gelöscht; Sicherungskopien folgen im gewöhnlichen Backup-Zyklus von höchstens 90 Tagen. Rechnungen und Abrechnungsunterlagen werden für die nach deutschem Handels- und Steuerrecht erforderlichen Fristen (in der Regel bis zu 10 Jahre) aufbewahrt. Nach Ablauf der jeweiligen Frist löschen oder anonymisieren wir die Daten.

8. Cookies

Wir speichern erforderliche Sitzungs- und Einstellungsinformationen auf Ihrem Endgerät. Wenn Sie „Akzeptieren“ wählen, können Google Analytics und Microsoft Clarity Analysekennungen speichern oder lesen und Seitenaufruf-, Interaktions- sowie Geräteinformationen verarbeiten. Bei „Nur essenzielle“ werden sie nicht geladen. Sie können Ihre Entscheidung ändern, indem Sie die gespeicherten Websitedaten löschen und erneut wählen.

9. Datensicherheit

Die Website wird über verschlüsselte Verbindungen (TLS/HTTPS) ausgeliefert und Passwörter werden nur als gesalzene Hashes gespeichert. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zur Ausübung eines Rechts wenden Sie sich an support@hywos.com. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — für unseren Sitz ist dies Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Hessen, Deutschland).

11. Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Die aktuelle Fassung mit dem oben genannten Aktualisierungsdatum ist stets auf dieser Seite verfügbar.